Polityka prywatności Biało Czerwona Energia

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych klientów, kontrahentów oraz użytkowników usług świadczonych przez Biało Czerwona Energia (dalej: „Spółka”, „my”) na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Biało Czerwona Energia z siedzibą na terytorium Polski, działająca w sektorze energetycznym zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

1.3. Dbamy o bezpieczeństwo danych osobowych i przetwarzamy je w sposób zgodny z prawem, rzetelny, przejrzysty oraz adekwatny do celów, dla których są gromadzone.

2. Zakres i kategorie przetwarzanych danych

2.1. W zależności od rodzaju relacji z nami (klient, potencjalny klient, kontrahent, reprezentant kontrahenta, użytkownik strony internetowej) możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, numer PESEL lub NIP (jeśli dotyczy), REGON, numer dokumentu tożsamości (jeśli to konieczne i dopuszczalne prawnie);
• dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu;
• dane dotyczące umowy i rozliczeń: numer punktu poboru energii, informacje o zużyciu energii, dane dotyczące przyłączy i instalacji, dane rozliczeniowe, numer rachunku bankowego, historia płatności;
• dane dotyczące korzystania z usług: informacje o korzystaniu z naszej strony internetowej, panelu klienta, infolinii oraz innych kanałów obsługi;
• dane zbierane w ramach korespondencji i kontaktów: treść zapytań, reklamacji, zgłoszeń technicznych, korespondencja e‑mail, notatki z rozmów telefonicznych.

2.2. Co do zasady nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych (tzw. danych wrażliwych), chyba że będzie to wynikało z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa i tylko w zakresie przez nie nakazanym.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe przetwarzamy w szczególności w następujących celach:

• zawarcie i wykonanie umowy o dostarczanie energii lub innych usług energetycznych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• spełnienie obowiązków prawnych ciążących na Spółce, m.in. wynikających z przepisów prawa energetycznego, prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• obsługa reklamacji, zgłoszeń serwisowych, awarii oraz wniosków klientów (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO);
• realizacja prawnie uzasadnionych interesów Spółki, takich jak: dochodzenie i obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa sieci i systemów, zapobieganie nadużyciom i oszustwom, tworzenie zestawień statystycznych oraz analiz biznesowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• prowadzenie działań marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług, w tym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej – w zakresie, w jakim prawo tego wymaga, na podstawie zgody użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a i lit. f RODO w związku z przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawem telekomunikacyjnym);
• organizowanie programów lojalnościowych, konkursów, akcji promocyjnych – na podstawie zgody lub w celu realizacji regulaminu danej akcji (art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO).

3.2. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – zgoda może zostać w każdej chwili wycofana, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Źródła pochodzenia danych

4.1. Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od osób, których dane dotyczą – w trakcie zawierania i realizacji umowy, rejestracji w panelu klienta, składania wniosków i zgłoszeń, kontaktu przez infolinię, formularze kontaktowe lub inne kanały komunikacji.

4.2. W określonych przypadkach dane mogą pochodzić od podmiotów trzecich, np. operatora systemu dystrybucyjnego, partnerów handlowych, biur informacji gospodarczej, pod warunkiem posiadania przez te podmioty podstawy prawnej do przekazania danych.

5. Odbiorcy danych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmioty świadczące na naszą rzecz usługi niezbędne do realizacji umów i obsługi klientów (np. firmy informatyczne, call center, firmy kurierskie, podmioty obsługujące płatności, firmy windykacyjne, biura rachunkowe, kancelarie prawne);
• operatorzy systemów elektroenergetycznych i inni uczestnicy rynku energii, jeżeli jest to konieczne do realizacji umowy lub wynika z przepisów prawa energetycznego;
• organy publiczne i instytucje uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania, organy regulacyjne, organy podatkowe);
• partnerzy biznesowi współpracujący z nami przy oferowaniu usług komplementarnych, jeśli użytkownik wyraził na to wymaganą prawem zgodę lub jeśli przetwarzanie odbywa się na innej właściwej podstawie prawnej.

5.2. W każdym przypadku przekazywanie danych odbywa się w oparciu o odpowiednie podstawy prawne i z zastosowaniem środków bezpieczeństwa wymaganych przez RODO.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich

6.1. Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach stanie się to konieczne, odbywać się to będzie wyłącznie w oparciu o mechanizmy przewidziane w RODO, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne dopuszczalne prawnie instrumenty.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń związanych z jej realizacją;
• przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i o rachunkowości (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy);
• do momentu skutecznego wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
• do momentu wycofania zgody – w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, przy czym po jej wycofaniu dane mogą być nadal przechowywane w zakresie niezbędnym do wykazania zgodności z prawem wcześniejszego przetwarzania oraz obrony przed roszczeniami.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji o przetwarzaniu oraz kopii danych osobowych;
• prawo sprostowania danych – poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO;
• prawo ograniczenia przetwarzania – w sytuacjach wskazanych w RODO (np. zakwestionowanie prawidłowości danych, sprzeciw wobec przetwarzania);
• prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w szczególności wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora lub dla celów marketingu bezpośredniego;
• prawo cofnięcia zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

8.2. Realizacja powyższych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa, w szczególności gdy dalsze przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego lub dochodzenia roszczeń.

9. Pliki cookies i technologie podobne

9.1. Nasza strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia jej prawidłowego funkcjonowania, dostosowania treści do preferencji użytkownika, prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin oraz realizacji działań marketingowych – w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy.

9.2. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w przeglądarce internetowej. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje dostępne na stronie.

10. Zabezpieczenia danych

10.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

10.2. Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby i podmioty, które są zobowiązane do zachowania poufności i przetwarzają dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań.

11. Zmiany Polityki prywatności

11.1. Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozwoju naszych usług lub zmian organizacyjnych w Spółce.

11.2. Zmieniona wersja Polityki będzie publikowana na naszej stronie internetowej z odpowiednim wyprzedzeniem lub, gdy wymagają tego przepisy prawa, użytkownicy zostaną o zmianach poinformowani w odrębny sposób.

12. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

12.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, można kontaktować się z nami przy wykorzystaniu danych kontaktowych wskazanych na oficjalnej stronie internetowej Biało Czerwona Energia lub w dokumentach umownych.

12.2. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna ona, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO lub inne właściwe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.